Home Algemeen Hoe werkt Breakout Rooms in Teams
Breakout Rooms Teams

Hoe werkt Breakout Rooms in Teams

door Thijs Bisseling

Eindelijk is het zover! Breakout Rooms zijn beschikbaar binnen Microsoft Teams. De Breakout Rooms functionaliteit was één van de meest gevraagde functionaliteiten. Zie hier de Microsoft Teams UserVoice.

In deze blog wil ik met behulp van een voorbeeld stap voor stap uitleggen hoe je met Breakout Rooms kunt werken.

Usecase

Je wil een online workshop organiseren voor 18 deelnemers. Tijdens deze workshop wil je de groep verdelen in drie verschillende brainstorm groepen. Als organisator wil je graag tussen de verschillende groepen kunnen switchen als de deelnemers niet in de “Algemene” “sessie zitten.

Het werken met Breakout Rooms

Maak de Breakout Rooms aan

Om Breakout Rooms aan te maken moet je gebruik maken van de Teams desktop app (niet mobiel of web). Verder moet je de organisator van de vergadering zijn. Praktisch gezien houdt dit dus in dat alleen de organisator de Breakout Rooms aan kan maken en dus ook aanwezig moet zijn tijdens de vergadering.

👉 Klik binnen de vergadering op de “Breakout Rooms” (Aparte vergaderruimte) knop.

👉 Selecteer nu hoe je de Breakout Rooms aan wil maken.

✅ Selecteer eerst hoeveel Breakout Rooms je aan wil maken (3 in dit geval)

✅ Selecteer nu hoe je de deelnemers over de Breakout Rooms wil verdelen

Dit kan op 2 manieren:

  1. Automatisch (alle actieve deelnemers worden automatisch verdeeld over de aangemaakte Breakout Rooms
  2. Handmatig (Als organisator geef je zelf aan welke deelnemer(s) in welke Breakout Room gaan.
Aanmaken Breakout Rooms

👉 De Breakout Rooms zijn nu aangemaakt. Nadat deze “Kamers” zijn aangemaakt, zijn ze standaard gesloten en kunnen hier geen deelnemers toegevoegd worden.

Aanmaken Breakout Rooms

Geef Breakout Rooms een andere naam

Nu kun je de beschikbare Breakout Rooms een andere naam geven.

👉 Selecteer bij een Breakout Room de en klik op Naam van vergaderruimte wijzigen

Wijzigen naam Breakout Room

👉 Bijvoorbeeld: 🌙🌙 Groep Maan

Wijzigen naam Breakout Room

In het overzicht zie je nu de lijst met aangemaakte en aangepaste Breakout Rooms

Wijzigen naam Breakout Room

Een extra Breakout Room toevoegen

Mocht het nu zo zijn dat je toch nog extra Breakout Rooms toe wil voegen, volg dan onderstaande stappen.

👉 Klik op Voeg vergaderruimte toe

Extra Breakout Room toevoegen

👉 Een nieuwe Breakout Room wordt direct aangemaakt. De naam is weer aan te passen zoals beschreven in de vorige stappen.

Extra Breakout Room toevoegen

Voeg deelnemers toe aan de Breakout Rooms

Eerst even de instellingen controleren 😉

Voordat je gebruikers toevoegt aan Breakout Rooms, kun je eerst even kijken bij de instellingen van de Breakout Rooms.

Hier zijn namelijk twee belangrijke opties aan- of uit te zetten:
✅ Deelnemers automatisch naar Breakout Rooms verplaatsen
👉 Als dit aan staat, dan krijgen de deelnemers een pop-up dat ze naar een Breakout Room worden verplaatst.
👉 Staat deze optie uit, dan heeft de deelnemer de mogelijkheid om wel- of niet te worden verplaatst.

✅ Deelnemers kunnen (zelf) terug keren naar de hoofdvergadering.
👉 Als deze optie aan staat, kunnen deelnemers zelf uit de Breakout Rooms stappen.
👉 Staat deze optie uit, dan kan alleen de organisator de deelnemers uit de Breakout Rooms halen.

Nu kunnen de deelnemers toegevoegd worden

👉 Selecteer de deelnemer(s) die je naar een Breakout Room wil verplaatsen.

👉 Klik vervolgens op Toewijzen en selecteer hier waar je de deelnemers wil toevoegen.

👉 In onderstaand voorbeeld heb ik twee deelnemers aan de Groep Maan toegevoegd.
Zoals je kunt zien is de Breakout Room nog GESLOTEN.
Er zijn meerdere manieren hoe je kunt omgaan met het openen van de Breakout Rooms.
✅ Je kunt alle, of geselecteerde Breakout Rooms van tevoren al openen.
✅ Je opent alle, of geselecteerde Breakout Rooms pas nadat je de deelnemers heb toegewezen.
In onderstaand voorbeeld open ik de Breakout Room pas wanneer ik de gebruikers heb verdeeld.

👉 De Breakout Room wordt nu geopend en de gebruikers worden nu hierin geplaats.

Deelnemers verplaatsen naar andere Breakout Rooms

Het is ook mogelijk om (geselecteerde) deelnemers naar andere Breakout Rooms te verplaatsen.
In onderstaand voorbeeld verplaats ik Esmee van Groep Maan naar Groep Zon.

👉 Selecteer de deelnemer(s) en klik op Toewijzen

👉 Selecteer nu de Breakout Room waar de gebruiker naar verplaatst kan worden.

Een mededeling doen naar alle Breakout Rooms

Nu wil je als organisator een mededeling doen naar alle deelnemers in de alle Breakout Rooms. Dit is eenvoudig te doen door onderstaande stappen te volgen.

👉 Selecteer de opties bij “Aparte vergaderruimten”
👉 Selecteer nu 📢 Een aankondiging doen

👉 Zie onderstaand wat Esmee te zien krijgt

Als organisator meekijken in de Breakout Rooms

Uiteraard is het mogelijk om als organisator mee te kijken in de geopende Breakout Rooms.
👉 Klik wederom op de opties van de Breakout Room waar je als organisator heen wil.
👉 Selecteer hier Deelnemen aan vergaderruimte

👉 Als pop-out venster wordt nu de Breakout Room geopend en zie je de actieve deelnemers

Sluit de Breakout Rooms

Zodra je als organisator hebt besloten dat je de Breakout Rooms (voorlopig) niet meer wil gaan gebruiken, dan kun je de Breakout Rooms sluiten.
👉 Selecteer Sluit vergaderruimte
👉 Alle geopende vergaderruimtes worden nu gesloten.

Dit blog zal voorlopig actief up-to-date gehouden worden

Dit blog is geschreven tijdens de release van de Breakout Rooms functionaliteit. Dit blog zal actief bijgehouden worden om meer nuttige inhoud toe te voegen.

Mochten er vragen zijn, laat het gerust weten.

Related Posts

23 reacties

Teams Breakout Rooms - MijnBedrijf365 15 december 2020 - 11:44

[…] Microsoft heeft zelf een goede handleiding (en nog in het Nederlands ook): Hoe werkt Breakout Rooms in Teams – Microsoft 365 Blog […]

Beantwoord
Lia Veraa 4 januari 2021 - 15:08

Kun je de Breakout Rooms ook voor de vergadering al klaar zetten en deelnemers toewijzen?

Beantwoord
Gerbrand 5 januari 2021 - 12:00

Nee je kunt de rooms wel klaar zetten maar deelnemers toewijzen kan pas als mensen in je vergadering zitten.

Beantwoord
Gerbrand 5 januari 2021 - 11:57

Mooie uitleg. Helaas lukt het niet om deelnemers te verplaatsen van de ene room naar de andere als de vergaderingen gestart zijn. Ik kan namelijk geen deelnemers selecteren als vergaderingen al lopen.

Beantwoord
Barbara 5 januari 2021 - 12:18

Ik gebruik iedere les dezelfde groepjes. Is er een mogelijkheid om de breakoutrooms vast te zetten voor iedere vergadering?

Beantwoord
Peter 8 januari 2021 - 12:18

Dit was ook mijn vraag. Ik hoop dat er snel een antwoord komt. We willen dus een terugkerende vergadering aanmaken met break-out rooms die telkens met de dezelfde deelnemers bevatten.

Beantwoord
Annet 14 januari 2021 - 12:42

Ja dat is ook mijn vraag! mij lukt dit niet

Beantwoord
Leon Jansen 22 januari 2021 - 11:12

Nee het is helaas nog niet mogelijk om de Breakout Rooms vast te zetten voor een nieuwe vergadering. Deze moet per “vergadering” opnieuw ingesteld worden.

Beantwoord
Luc Beirnaert 8 januari 2021 - 10:00

Sommige mensen die deelnemen aan de vergadering , kunnen niet in breakout rooms geplaatst worden. Het lukt dus wel voor de organisator om mensen aan een room toe te wijzen, maar voor sommigen komt er een melding dat “hun apparaat dit niet toelaat”.
Aan welke vereisten moeten de deelnemers voldoen om dit te vermijden?

Beantwoord
Leon Jansen 22 januari 2021 - 11:12

Waarschijnlijk moeten mensen de meest recente versie van Teams installeren.

Beantwoord
K Ho 11 januari 2021 - 11:00

is het mogelijk om een lijst van deelnemers te downloaden, wie nam deel aan Room 1, wie aan Room 2 ezv?

Beantwoord
sandy 12 januari 2021 - 13:38

ik heb als organisator online teams ruimtes aangemaakt voor mijn collega’s zodat studenten hierin online lessen kunnen volgen. Nu kunnen mijn collega’s, omdat ik de ‘organisator’ ben, geen gebruik maken van de functionaliteit van breakout rooms. IS dit echt niet mogelijk? Of zijn er wel mogelijkheden waarin ik de machtigingen ook aan mijn collega’s geef?

Beantwoord
Fedde 1 februari 2021 - 11:56

Ik heb dezelfde vraag!

Beantwoord
Janny 16 februari 2021 - 18:13

Deze vraag heb ik ook.

Beantwoord
Marijn 21 januari 2021 - 11:35

Ik ben ook even benieuwd naar iets 🙂
Stel je hebt 1 sessie van 3 workshops van 10 tot 11 en eenzelfde sessie van 11:15 tot 12:15. Dezelfde mensen kiezen uit de eerste 3 en hebben ook een keuze gemaakt uit de laatste 3.

Je kan dan denk ik van tevoren wel 6 workshops aanmaken maar alleen de eerste 3 toewijzen aan deelnemers, omdat je iemand maar in in 1 workshop kan plaatsen. Klopt mijn aanname?
Je laat dan alleen de eerste 3 rondes starten. Kan ik dan tijdens die eerste ronde de volgende 3 al vullen (verdwijnen mensen dan niet uit de eerste ronde) of moet ik wachten tot 11:00? Ik open die laatste 3 dan pas om 11:15.

Beantwoord
Madelon 21 januari 2021 - 15:45

Is er ook een mogelijkheid dat de deelnemers zélf kiezen naar welke Breakout Room ze gaan? Dus stel ik maak als organisator vooraf 5 kamers aan.. Dat iedere deelnemer tijdens de meeting zelf kiest of hij/zij naar kamer 1, 2, 3, 4 of 5 gaat?

Beantwoord
Wim Overeem 11 februari 2021 - 11:41

prachtige tool die Breakout Rooms. Wat ik wel graag aangevuld zie is dat behalve de organisator e.e.a. kan aanmaken, openen, sluiten, toewijzen en van de ene naar de andere kan hoppen, ook een tweede persoon, bijvoorbeeld de assistent van de organisator dit kan

Beantwoord
Vicky 12 februari 2021 - 14:04

Komt er nog een update van MS Teams waarin je als ‘assistent’ of mede-presentator van de meeting-organisator ook in de Break Out Rooms kunnen kijken / deelnemers kunt toewijzen aan groepjes? Ik ben bijvoorbeeld stagiair in het onderwijs en wil graag ook dezelfde ‘functies’ in Teams kunnen gebruiken als mijn stagebegeleider (de docent van de klas leerlingen). Ik kan me voorstellen dat dit in bedrijfssettings niet anders is als 2 personen of meer een workshop houden.

Beantwoord
Ingrid 16 februari 2021 - 13:32

Ik wil een speeddate organiseren via teams. Dus twee deelnemers per breakoutroom en dan na een paar minuten een automatische wissel. Kan dat?

Beantwoord
Claudia 23 februari 2021 - 12:11

Kunnen de deelnemers in de break outrooms ook communiceren met de organisator via de chat? Hoe kunnen ze bij vragen contact opnemen?

Beantwoord
Wim Kusters 2 maart 2021 - 17:15

Ik kan niet iemand van de ene groep in de andere zetten met selecteren en toewijzen. De mogelijkheden om te selecteren en toe te wijzen zie ik wel maar staan inactief in mijn scherm, dus ik kan het niet gebruiken. Hoe kan dat actief gemaakt worden?

Beantwoord
Jenny 18 maart 2021 - 15:27

Is er ook een mogelijkheid dat de deelnemers zélf kiezen naar welke Breakout Room ze gaan? Dus stel ik maak als organisator vooraf 5 kamers aan.. Dat iedere deelnemer tijdens de meeting zelf kiest of hij/zij naar kamer 1, 2, 3, 4 of 5 gaat?

Ik wil dit ook graag weten!
Met vriendelijke grpet Jenny

Beantwoord
Peter 24 maart 2021 - 17:38

Wanneer ik een Breakout Room sluit, komen deelnemers van die room dan terug in de plenaire ruimte?

Beantwoord

Laat een Opmerking achter

Deze website maakt gebruik van cookies. Accepteer Lees Meer